ToolTime im Praxistest Österreich: Preise, Smartphone-App, Stärken & Schwächen (2026)
Einfache Büro-Software für kleinere Handwerksbetriebe (1–10 Mitarbeiter) mit Termin-App · Herkunft: Berlin · 2019 · Architektur: Aufgeräumtes Web-Büro am PC + schlanke Begleit-App für Termine und Fotos
Für wen ist ToolTime in Österreich ideal: Kleine Betriebe (1–8 Mitarbeiter), die von Word/Excel auf eine leicht verständliche Büro-Software am PC umsteigen wollen.
Für wen ist es weniger geeignet: Österreichische Betriebe, die Kostenvoranschläge und Rechnungen direkt auf der Baustelle am Smartphone schreiben müssen oder echte ÖNORM-Abrechnung, RKSV und BMD-Export brauchen.
Stärken und Schwächen von ToolTime im Überblick
Stärken im Test
- Sehr übersichtliche Oberfläche am Büro-PC — auch ohne kaufmännische Vorkenntnisse schnell verständlich.
- Zuverlässige Terminplanung mit digitalem Arbeitsbericht, Fotos und Kundenunterschrift in der App.
- Schneller Einstieg für einfache Angebote und Rechnungen am Desktop.
Schwächen & Grenzen
- In der mobilen App lassen sich weder Kostenvoranschläge noch Rechnungen erstellen — dafür muss man abends an den PC.
- Auf den deutschen Markt zugeschnitten: keine native RKSV-Kasse, kein ebInterface für den Bund und keine Deckungs-/Haftrücklass-Automatik nach ÖNORM B 2110.
- Keine KI-Telefonannahme, kein WhatsApp-KI-Agent und meist 12 Monate Vertragsbindung.
Reale Kosten von ToolTime nach Mitarbeiterzahl im höchsten Komplett-Tarif (1 bis 15 Nutzer)
Tarifmodell: Höchster Tarif (ToolTime Pro/Komplett): 89 €/Monat (inkl. 1 Büro-Nutzer) + 35 €/Monat je weiterem Mitarbeiter bei Jahresvertrag · Vertragsbindung: 12 Monate (Jahresvertrag als Standard) · Einschulung/Einrichtung: 0 € – 290 €
Kleingedrucktes: Die Smartphone-App erlaubt auch im höchsten Tarif keine Erstellung von Kostenvoranschlägen oder Rechnungen; österreichische Spezialitäten (RKSV, ebInterface, BMD) fehlen weitgehend.
| 1 Nutzer | 3 Nutzer | 5 Nutzer | 10 Nutzer | 15 Nutzer |
|---|---|---|---|---|
| 89 €/Monat | 159 €/Monat | 229 €/Monat | 404 €/Monat | 579 €/Monat |
Alle 36 geprüften Funktionen: Was geht am Büro-PC und was direkt in der Smartphone-App?
| Bereich | Funktion | Am Büro-PC | In der Smartphone-App |
|---|---|---|---|
| Smartphone & Baustelle | Kompletter Betrieb in der Smartphone-App | — Nein | — Nein |
| Kostenvoranschlag (Offerte) vor Ort per Sprache erstellen | — Nein | — Nein | |
| Regieschein, Fotos & Unterschrift am Display | ✓ Ja | ✓ Ja | |
| Offline-Modus (Wiener Altbau-Keller, Tiefgarage & Alpentäler) | ✓ Ja | ✓ Ja | |
| Digitale Zeiterfassung nach AZG mit GPS-Nachweis | ✓ Ja | ✓ Ja | |
| Lieferscheine & Großhandelsbelege (SHT, Holter, Schäcke) per Kamera scannen | ◐ Teilweise | — Nein | |
| Preislisten & bestehende Kostenvoranschläge per KI importieren | ✓ Ja | — Nein | |
| Bankomat-/Kartenzahlung, QR-Zahlung (Zahlen mit Code) & Zahlungslink vor Ort | — Nein | — Nein | |
| KI & Kundenbetreuung | KI-Telefonassistentin bei verpassten Anrufen (24/7) | — Nein | — Nein |
| KI-Antworten auf WhatsApp & Terminbuchung im Kalender | — Nein | — Nein | |
| Eigene Handwerker-Webseite mit Online-Anfrage inklusive | — Nein | — Nein | |
| Zentrales Postfach (WhatsApp, E-Mail & Telefon) | — Nein | — Nein | |
| Automatische Termin- & Thermenwartungs-Erinnerungen an Kunden | ✓ Ja | — Nein | |
| Automatische Google-Bewertungsanfrage nach Auftragsabschluss | — Nein | — Nein | |
| Kostenvoranschläge, Rechnungen & Steuer | Kostenvoranschläge nach Leistungsgruppen, Kapiteln & Positionen | ✓ Ja | — Nein |
| Teilrechnungen, Akontorechnungen & kumulierte Schlussrechnung (ÖNORM B 2110) | ◐ Teilweise | — Nein | |
| ebInterface / ZUGFeRD E-Rechnung, RKSV-Kassenbeleg & § 131/132 BAO | ◐ Teilweise | — Nein | |
| § 19 Abs. 1a UStG Reverse Charge Bau, 20 %/10 %/13 % USt. & § 6 Abs. 1 Z 27 UStG | ◐ Teilweise | — Nein | |
| Steuerberater-Export für BMD (NTCS), RZL & DATEV per 1 Klick | ◐ Teilweise | — Nein | |
| Automatische Zahlungserinnerung, Skonto-Verwaltung & Mahnwesen | ✓ Ja | — Nein | |
| Bauprojekte & Nachkalkulation | Echtzeit-Nachkalkulation & Deckungsbeitrag je Baustelle | — Nein | — Nein |
| Subunternehmer-Steuerung & Auftraggeberhaftung (AGH / HFU-Liste der ÖGK) | — Nein | — Nein | |
| Deckungsrücklass (5 %) & Haftrücklass (2 %) nach ÖNORM B 2110 | — Nein | — Nein | |
| Kundenportal für Kostenvoranschläge, Übernahmeprotokolle & Teilrechnungen | — Nein | — Nein | |
| ÖNORM A 2063 / B 2061 Ausschreibungs-Import (ONLV & K3-/K7-Blätter) | — Nein | — Nein | |
| Kundendienst, Wartung & Anlagen | Wartungsverträge & jährliche Prüfintervalle (Thermenwartung, Kehrung, E-Befund) | ◐ Teilweise | — Nein |
| Anlagenpass beim Kunden (Seriennummer, Historie & Gewährleistung) | — Nein | — Nein | |
| Digitale Prüfprotokolle (ÖVE/ÖNORM E 8001 Elektrobefund, ÖVGW, F-Gase) | ✓ Ja | ✓ Ja | |
| Gewährleistungs- & Mängelmanagement nach ÖNORM B 2110 | — Nein | — Nein | |
| Disposition & Monteure | Digitale Plantafel nach Monteuren & Partie | ✓ Ja | ✓ Ja |
| Live-Standortkarte & Tagesrouten des Teams | — Nein | — Nein | |
| Rollen & Zugriffsrechte (Monteur sieht keine Einkaufspreise/Margen) | ✓ Ja | ✓ Ja | |
| Lager, Großhandel & Buchhaltung | Materialbestellung beim Großhandel (Frauenthal/SHT, Holter, Schäcke) & Wareneingang | — Nein | — Nein |
| Mehrlager-Warenwirtschaft mit Barcode-Scanner & Theken-Registrierkasse | — Nein | — Nein | |
| Doppelte Buchführung im Haus (EKR, Bilanz & direkte UVA an FinanzOnline) | — Nein | — Nein | |
| Start, Vertrag & Support | Monatlich kündbar, 0 € Einrichtung & persönlicher WhatsApp-Support | — Nein | — Nein |
Direktvergleiche mit ToolTime
Häufige Fragen zu ToolTime in Österreich
Was kostet ToolTime im Monat für einen österreichischen Handwerksbetrieb?
Im vollständig ausgestatteten Referenz-Tarif (höchster Tarif) liegt ToolTime bei 89 €/Monat · höchster Komplett-Tarif, 1 Nutzer. Für 3 Nutzer beträgt der Monatspreis 159 €/Monat. Vertragsbindung: 12 Monate (Jahresvertrag als Standard). Einschulung/Einrichtung: 0 € – 290 €.
Was kann die Smartphone-App von ToolTime im Vergleich zur PC-Version?
Am Büro-PC deckt ToolTime 13 von 36 geprüften Funktionen ab, in der mobilen App 6 von 36. In den App Stores erreicht die Anwendung 4.4 ★ (iOS) bzw. 4.1 ★ (Android).
Für welche österreichischen Betriebe ist ToolTime ideal — und für welche nicht?
Ideal für: Kleine Betriebe (1–8 Mitarbeiter), die von Word/Excel auf eine leicht verständliche Büro-Software am PC umsteigen wollen. Weniger geeignet für: Österreichische Betriebe, die Kostenvoranschläge und Rechnungen direkt auf der Baustelle am Smartphone schreiben müssen oder echte ÖNORM-Abrechnung, RKSV und BMD-Export brauchen.
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